Si possono controllare le e-mail dei dipendenti?

L’utilizzo degli strumenti informatici sul posto di lavoro, tra i quali rientra senza dubbio la posta elettronica, comporta la necessità di armonizzare da un lato l’interesse del datore di lavoro a mantenere il controllo sull’attività svolta dai propri dipendenti e dall’altro l’interesse di questi ultimi alla riservatezza della corrispondenza. Occorre fin da subito precisare che la libertà e la segretezza della corrispondenza sono diritti garantiti a ciascuno di noi dalla Costituzione che, all’art. 15, li definisce come diritti inviolabili la cui limitazione può avvenire solo con atto motivato dell’autorità giudiziaria e con le garanzie previste dalla legge. La violazione, sottrazione o soppressione della corrispondenza da parte di un soggetto che non ne è il destinatario costituiscono un reato punito dall’art. 616 del Codice penale con la reclusione fino a un anno o con la multa da euro 30 a euro 516, mentre la divulgazione del contenuto della corrispondenza, è punito, sempre dallo stesso articolo, con la reclusione fino a tre anni. Tuttavia, è evidente che il datore di lavoro può trovarsi nella condizione di dover accedere alla e-mail del dipendente, ad esempio quando quest’ultimo sia improvvisamente assente o, addirittura, sia cessato il rapporto di lavoro. Ovviamente, il controllo può essere esercitato dal datore di lavoro solo sulle e-mail aziendali mentre il titolare non potrà mai accedere alle e-mail personali del lavoratore. Le norme che regolano la possibilità di accesso del datore di lavoro alle e-mail aziendali del dipendente sono innanzitutto lo Statuto dei Lavoratori il quale, all’art. 4 co. 1, prevede che il datore di lavoro possa utilizzare strumenti, dai quali derivi la possibilità di controllo, anche a distanza, dell’attività dei lavoratori, solo per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale; vi è poi la normativa europea in materia di privacy, il cosiddetto Gdpr, la quale agli articoli 12, 13 e 14 prevede che qualsiasi trattamento di dati personali comporti per il titolare, cioè il datore di lavoro, l’obbligo di informare l’interessato sulle finalità e modalità del trattamento stesso. Pertanto, nell’ambito del rapporto lavorativo, vige l’obbligo per il datore di lavoro di informare preventivamente, ed in modo adeguato, il lavoratore della possibilità di accesso del titolare alla e-mail aziendale del dipendente. Ma allora come deve comportarsi il datore di lavoro? A quest’ultimo è fatto divieto di effettuare un controllo massivo ed indiscriminato delle e-mail aziendali dei propri dipendenti così come è illecito conservarle in modo illimitato nel tempo tant’è che, nell’ipotesi di cessazione del rapporto di lavoro (dimissioni, licenziamento), l’account di posta elettronica del lavoratore deve essere disattivato nel più breve tempo possibile. Il controllo delle e-mail aziendali è, quindi, possibile solo se il datore di lavoro abbia preventivamente informato i dipendenti di tale possibilità, delle modalità e delle forme nelle quali detto controllo potrà essere effettuato e di tutti gli accorgimenti adottati, in conformità delle normative, sulla conservazione e trattamento dei dati ricavabili dalle e-mail. In assenza di detti presupposti, il controllo operato dal datore di lavoro sugli account di posta elettronica aziendali è illecito.